Gestione documentale intelligente: elimina caos, approvazioni lente e processi manuali
Ogni giorno la tua azienda perde ore in una gestione documentale inefficiente: documenti dispersi, email certificate non archiviate, pratiche bloccate. ARXivar centralizza tutto in un’unica piattaforma — Sviluppo Ufficio lo implementa per te, in Campania e in tutta Italia.
Sviluppo Ufficio è Partner Ufficiale
La tua azienda ha questi problemi?
Se ti riconosci qui, stai perdendo tempo e denaro ogni giorno
Sono i problemi più comuni nelle PMI italiane. E quasi sempre la causa è la stessa: processi documentali non strutturati.
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Documenti dispersi ovunque
File su desktop, email, drive personali e cartelle condivise. Trovare il documento giusto costa minuti, a volte ore.
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Approvazioni che durano giorni
Una fattura aspetta giorni in coda. Un contratto non firmato perché il responsabile non è in ufficio. Il lavoro si ferma.
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Email certificate (PEC) disperse e irrintracciabili
Le comunicazioni via posta elettronica certificata arrivano, vengono lette e dimenticate. In caso di contestazione legale o verifica fiscale, non le trovi più.
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GDPR e conformità a rischio
Non sai esattamente dove sono i dati, chi ci ha accesso, per quanto tempo vengono conservati. Un rischio legale e sanzionatorio concreto.
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Audit e controlli che fanno paura
Arriva l'ispezione o la revisione e inizia il panico: dove sono i documenti? Sono aggiornati? Mancano delle firme? Chi ha modificato cosa?
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Lavoro manuale ripetuto ogni giorno
Stampa, firma, scansione, email, riscansione. Con tutto il tempo che costa e gli errori umani che genera ogni giorno.
Questi problemi di gestione documentale ti costano in media tra le 8 e le 15 ore per dipendente ogni mese in attività non produttive.
ARXivar le elimina — e Sviluppo Ufficio lo implementa per te.
Cosa dicono i numeri
I costi nascosti di una gestione documentale manuale
Per un archivio da 5.000 fogli l’anno, il costo non si ferma a carta e toner: la parte più onerosa è il tempo speso per archiviare e ritrovare i documenti.
Costi diretti di stampa, cancelleria ed energia per 5.000 fogli.
Costo stimato di stoccaggio tra struttura fisica e spazio di archiviazione.
Costo operativo totale
Tra archiviazione e ricerca dei documenti cartacei, il costo operativo può superare i 9.000 euro l’anno.
Con ARXivar digitalizzi la gestione documentale, riduci i costi nascosti della carta e rendi i documenti sempre accessibili e facili da trovare.
Valori elaborati su dati presenti nello studio Wacom, su fonte Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, riferiti a un consumo medio di 5.000 fogli/anno.
Che cos’è ARXivar
Gestione documentale completa: una piattaforma, zero problemi
ARXivar è il software low-code che centralizza, protegge e automatizza la gestione documentale della tua azienda — accessibile da qualsiasi dispositivo, in cloud o on-premises.
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Archivio unico e ricercabile
Ogni documento al posto giusto, trovabile in secondi da qualsiasi device — anche da smartphone in trasferta.
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Workflow di approvazione automatici
Notifiche, scadenziari ed escalation automatica. Nessuna approvazione si perde o si blocca mai più.
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Archiviazione PEC automatica
Ogni email certificata viene acquisita, classificata e archiviata automaticamente. Ricercabile per mittente, oggetto e data in qualsiasi momento.
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Firma digitale integrata
Firma digitale avanzata per contratti, ordini e documenti aziendali. Legalmente valida, tracciata e integrata nel workflow di gestione documentale.
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Integrazione con i tuoi sistemi
Si collega al tuo ERP, CRM e gestionale. Nessuna doppia digitazione, nessun dato perso tra un sistema e l'altro.
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Conservazione sostitutiva a norma
Conservazione digitale conforme al Codice del CAD e alle normative AgID. Audit sempre pronti, gestione documentale fiscale sempre al sicuro.
Intelligenza Artificiale
ARXivar AI: intelligenza artificiale per la gestione documentale
L’intelligenza artificiale di ARXivar classifica, estrae e interpreta ogni documento aziendale e ogni comunicazione certificata in ingresso. Zero intervento manuale, zero pratiche dimenticate.
- Classificazione automatica di documenti e comunicazioni certificate in ingresso
- Estrazione dati da PDF, email e immagini tramite OCR avanzato
- Ricerca in linguaggio naturale su tutta la gestione documentale archiviata
- Riconoscimento automatico di scadenze nelle email certificate ricevute
- Firma digitale e workflow di approvazione più rapidi con meno intervento umano
Esempi concreti
Gestione documentale: come cambia il lavoro in ogni area aziendale
Risultati concreti di gestione documentale con ARXivar — con tempi e impatti misurabili in ogni reparto.
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Amministrazione & Contabilità
Gestione documentale del ciclo passivo: ricezione, controllo e archiviazione automatica di fatture elettroniche e comunicazioni SdI.
Prima
- 5 giorni per approvare una fattura
Dopo
- 4 ore — completamente tracciato
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Risorse Umane
Cartelle dipendenti digitali, onboarding automatizzato e distribuzione buste paga senza carta.
Prima
- Archivi cartacei, ricerca manuale
Dopo
- Tutto digitale, accesso in 3 secondi
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Acquisti
Workflow di approvazione ordini con notifiche automatiche e gestione documentale delle conferme fornitori.
Prima
- Email e approvazioni perse
Dopo
- Processo tracciato, zero blocchi
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Archiviazione PEC e corrispondenza certificata
Tutta la posta elettronica certificata archiviata automaticamente, collegata ai documenti aziendali e ricercabile in secondi.
Prima
- Email certificate disperse, scadenze perse
Dopo
- 100% archiviate automaticamente
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Qualità & Compliance
Gestione documentale ISO, non conformità e audit trail completo su ogni documento e ogni comunicazione certificata.
Prima
- Audit stressanti, documenti mancanti
Dopo
- Tutto pronto, sempre aggiornato
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Corporate & Legale
Gestione documentale societaria: contratti, verbali e corrispondenza con enti pubblici con controllo versioni e scadenziari automatici.
Prima
- Scadenze perse, rischio legale
Dopo
- Alert automatici, piena conformità
Casi reali, pubblicati da ARXivar
Le nostre soluzioni raccontate direttamente da ARXivar
Due progetti realizzati da Sviluppo Ufficio, selezionati e pubblicati da ARXivar come casi “Do It With ARXivar”.
Gestione automatica delle pratiche di garanzia (RMA)
Per un'azienda di assistenza tecnica abbiamo digitalizzato l'intero processo delle pratiche RMA, eliminando email e telefonate tra fornitori, magazzino, amministrazione e tecnici.
Gestione digitalizzata del fabbisogno ricambi
Per un cliente del settore assistenza tecnica abbiamo automatizzato il flusso di richiesta ricambi, dal rapporto tecnico fino all'ordine al fornitore, con notifiche automatiche a tutti i reparti coinvolti.
Casi selezionati e pubblicati da ARXivar — Do It With ARXivar
Analisi gratuita della tua gestione documentale
Il nostro consulente analizza i tuoi processi di gestione documentale — dall’archiviazione delle email certificate alla firma digitale — identifica dove perdi tempo e ti mostra quanto puoi risparmiare concretamente. Senza impegno, senza costi.
- Demo personalizzata sul tuo settore
- Analisi gratuita gestione documentale e PEC
- Stima ROI personalizzata
- Risposta entro 24 ore
Perché Sviluppo Ufficio
Il partner di gestione documentale che trasforma i tuoi processi
Sviluppo Ufficio è partner certificato ARXivar dal 2008, con sede a Caserta e clienti in tutta la Campania e il Centro-Sud Italia. Non ci limitiamo a installare un software di gestione documentale: lo configuriamo sui tuoi processi reali, lo integriamo con i tuoi sistemi e ti supportiamo ogni giorno dopo il go-live.
- Analisi gratuita dei flussi di gestione documentale prima di qualsiasi proposta
- Implementazione personalizzata sul tuo settore e sui tuoi workflow
- Integrazione con ERP, CRM e sistemi gestionali già in uso
- Formazione del team inclusa nel progetto di implementazione
- Supporto dedicato post go-live da Caserta — non un call center generico
anni come partner di gestione documentale ARXivar in Italia
aziende italiane utilizzano ARXivar
rinnovi contrattuali clienti attivi
tempo medio di risposta del supporto tecnico
Flessibilità
La soluzione giusta per la tua infrastruttura
ARXivar si adatta alla tua realtà aziendale: scegli tra on-premises o cloud, con il supporto di Sviluppo Ufficio in entrambi i casi.
On-Premises
Controllo totale sulla tua infrastruttura
Ideale per aziende con requisiti di sicurezza elevati, infrastruttura IT interna o normative che impongono i dati on-site.
- Massima sicurezza e privacy dei dati
- Personalizzazione completa
- Nessuna dipendenza da connessione internet
- Ideale per settori regolamentati (legale, sanità, PA)
Cloud
Attivo in pochi giorni, sempre aggiornato
La soluzione più rapida e scalabile: Sviluppo Ufficio gestisce tutto, tu ti concentri sul lavoro.
- Nessuna infrastruttura da gestire
- Aggiornamenti automatici inclusi
- Scalabile in base alla crescita aziendale
- Accesso ovunque, su qualsiasi device
Agisci ora
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Ti mostriamo come ARXivar funziona con i tuoi processi reali — in una demo di 30 minuti su misura per la tua azienda.
- Demo live adattata al tuo settore e ai tuoi processi
- Analisi gratuita della gestione documentale e archiviazione PEC
- Stima ROI personalizzata sulla tua realtà
- Risposta garantita entro 24 ore lavorative