Come creare un file in Pdf/A e convertire da PDF a PDF/A - Sviluppo Ufficio

Come creare un file in Pdf/A e convertire da PDF a PDF/A

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Il formato PDF/A è ormai lo standard più utilizzato dalle aziende per la dematerializzazione e conservazione dei documenti. Esistono svariati strumenti on-line per la creazione di un file direttamente in PDF/A o per la conversione di un PDF a PDF/A con pochi semplici passaggi. Oggi ti facciamo conoscere una serie di modi per farlo in modo gratuito o a pagamento.

Perché il formato PDF/A

Una premessa è d’obbligo. Sino a pochi anni fa, il formato PDF è stato il più utilizzato per l’archiviazione dei documenti. A cosa è dovuto il cambio di rotta verso il formato PDF/A?

Il PDF/A è un sottoformato del PDF che – a differenza del semplice PDF – permette la conservazione documentale a lungo termine su supporto digitali. Ecco le sue caratteristiche che ne hanno reso determinante l’utilizzo:

  • I file PDF/A sono indipendenti dalle impostazioni o informazioni accessorie (font, colori, immagini, link)
  • Non è permessa la crittografia del contenuto del documento PDF/A
  • Non è possibile inserire codice JavaScript nel documento PDF/A

In sostanza, i file PDF/A, appaiono sempre nella forma esatta in cui erano sul sistema che li ha creati ed evitano di aggiungere al documento quelle informazioni accessorie o risorse che potrebbero non essere disponibili nel futuro (si pensi a visualizzare questi documenti tra 20 anni o più).

PDFCreator: un tool gratuito

Il formato PDF/A è così rilevante dal punto di vista aziendale che vogliamo fornirti una guida a uno strumento gratuito per la creazione e conversione in PDF/A: la stampante virtuale PDFCreator. Con la sua installazione puoi creare un PDF da qualsiasi programma, lanciando la stampa di un documento su questa stampante virtuale.

Istruzioni

  • Per generare direttamente un formato PDF/A, apri il tuo file da convertire, da File seleziona Stampa, e scegli come stampante PDF Creator;
  • Dai il comando di stampa e nella successiva finestra di riepilogo delle informazioni selezionare il pulsante Opzioni, si aprirà la finestra di configurazione delle impostazioni di PDFCreator;
  • Cliccare sulla voce a sinistra Salvataggio e di seguito scegliere il formato PDF/A e confermare con Salva;
  • Nella successiva finestra ti viene chiesto di salvare il file nel percorso che scegli;

PDFCreator: convertire un file da pdf a pdf/a

Con PDFCreator è possibile anche convertire da PDF a PDF/A.

Istruzioni

  • Una volta aperto il file da convertire clicca sulla voce File e poi su Stampa, dall’elenco delle stampanti disponibili seleziona PDFCreator;
  • Nella finestra successiva compila il campo Titolo e poi vai sul menu sottostante alla voce Profilo;
  • Seleziona PDF/A (conservazione a lungo termine) e salva;
  • Indica la posizione in cui desideri salvare il documento convertito e poi clicca ancora su Salva.

Open Office: un altro tool gratuito

Dopo aver installato OpenOffice sul tuo pc, ecco una breve guida per creare un PDF/A.

Istruzioni

  • Aprire il proprio documento di testo (anche se in formato .doc o .xls) con Writer di OpenOffice (o Calc per i fogli elettronici, o Impress per le presentazioni);
  • Dalla voce menu File scegliere l’opzione Esporta nel formato Pdf;
  • Dal Menu Opzioni PDF che si presenta, nella sezione Generale, scegli la casella PDF/A-1;
  • Attivare il tasto Esporta;
  • Salvare il documento che già è in formato PDF/A.

Office 2010: un tool a pagamento

Dopo aver installato la versione a pagamento di Office 2010, è possibile salvare il file nel formato PDF/A corretto direttamente dalle opzioni di salvataggio:

Istruzioni

  • Dal menu a tendina Salva come selezionare il formato PDF,
  • Individua il percorso corretto e premere il pulsante Salva.
  • Premere il pulsante Opzioni e controllare la presenza del flag sul campo Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A).

PDF Converter: convertire pdf in pdf/a direttamente da web

E’ anche possibile convertire PDF in PDF/A senza però scaricare ed installare nuovi programmi sul tuo computer: con PDF Converter è possibile convertire i file PDF in svariati formati differenti direttamente online. Il servizio è inoltre gratuito e non richiede l’installazione di alcun programma o componente aggiuntivo sul computer in uso.

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