Il formato PDF/A è ormai lo standard più utilizzato dalle aziende per la dematerializzazione e conservazione dei documenti. Esistono svariati strumenti on-line per la creazione di un file direttamente in PDF/A o per la conversione di un PDF a PDF/A con pochi semplici passaggi. Oggi ti facciamo conoscere una serie di modi per farlo in modo gratuito o a pagamento.
Perché il formato PDF/A
Una premessa è d’obbligo. Sino a pochi anni fa, il formato PDF è stato il più utilizzato per l’archiviazione dei documenti. A cosa è dovuto il cambio di rotta verso il formato PDF/A?
Il PDF/A è un sottoformato del PDF che – a differenza del semplice PDF – permette la conservazione documentale a lungo termine su supporto digitali. Ecco le sue caratteristiche che ne hanno reso determinante l’utilizzo:
- I file PDF/A sono indipendenti dalle impostazioni o informazioni accessorie (font, colori, immagini, link)
- Non è permessa la crittografia del contenuto del documento PDF/A
- Non è possibile inserire codice JavaScript nel documento PDF/A
In sostanza, i file PDF/A, appaiono sempre nella forma esatta in cui erano sul sistema che li ha creati ed evitano di aggiungere al documento quelle informazioni accessorie o risorse che potrebbero non essere disponibili nel futuro (si pensi a visualizzare questi documenti tra 20 anni o più).
PDFCreator: un tool gratuito
Il formato PDF/A è così rilevante dal punto di vista aziendale che vogliamo fornirti una guida a uno strumento gratuito per la creazione e conversione in PDF/A: la stampante virtuale PDFCreator. Con la sua installazione puoi creare un PDF da qualsiasi programma, lanciando la stampa di un documento su questa stampante virtuale.
Istruzioni
- Per generare direttamente un formato PDF/A, apri il tuo file da convertire, da File seleziona Stampa, e scegli come stampante PDF Creator;
- Dai il comando di stampa e nella successiva finestra di riepilogo delle informazioni selezionare il pulsante Opzioni, si aprirà la finestra di configurazione delle impostazioni di PDFCreator;
- Cliccare sulla voce a sinistra Salvataggio e di seguito scegliere il formato PDF/A e confermare con Salva;
- Nella successiva finestra ti viene chiesto di salvare il file nel percorso che scegli;
PDFCreator: convertire un file da pdf a pdf/a
Con PDFCreator è possibile anche convertire da PDF a PDF/A.
Istruzioni
- Una volta aperto il file da convertire clicca sulla voce File e poi su Stampa, dall’elenco delle stampanti disponibili seleziona PDFCreator;
- Nella finestra successiva compila il campo Titolo e poi vai sul menu sottostante alla voce Profilo;
- Seleziona PDF/A (conservazione a lungo termine) e salva;
- Indica la posizione in cui desideri salvare il documento convertito e poi clicca ancora su Salva.
Open Office: un altro tool gratuito
Dopo aver installato OpenOffice sul tuo pc, ecco una breve guida per creare un PDF/A.
Istruzioni
- Aprire il proprio documento di testo (anche se in formato .doc o .xls) con Writer di OpenOffice (o Calc per i fogli elettronici, o Impress per le presentazioni);
- Dalla voce menu File scegliere l’opzione Esporta nel formato Pdf;
- Dal Menu Opzioni PDF che si presenta, nella sezione Generale, scegli la casella PDF/A-1;
- Attivare il tasto Esporta;
- Salvare il documento che già è in formato PDF/A.
Office 2010: un tool a pagamento
Dopo aver installato la versione a pagamento di Office 2010, è possibile salvare il file nel formato PDF/A corretto direttamente dalle opzioni di salvataggio:
Istruzioni
- Dal menu a tendina Salva come selezionare il formato PDF,
- Individua il percorso corretto e premere il pulsante Salva.
- Premere il pulsante Opzioni e controllare la presenza del flag sul campo Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A).
PDF Converter: convertire pdf in pdf/a direttamente da web
E’ anche possibile convertire PDF in PDF/A senza però scaricare ed installare nuovi programmi sul tuo computer: con PDF Converter è possibile convertire i file PDF in svariati formati differenti direttamente online. Il servizio è inoltre gratuito e non richiede l’installazione di alcun programma o componente aggiuntivo sul computer in uso.
