La Gestione Documentale e dei Flussi di Lavoro

Le nostre soluzioni documentali sono software semplici e intuitivi, che ti permettono di migliorare i workflow e gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, word, excel, powerpoint, immagini e video, fax, email, fatture, dati contabili e gestionali da ERP e CRM.

Ti guidiamo nella scelta in base alla tua produzione documentale, ai tuoi dispositivi e alle tue esigenze di budget. Ti garantiamo l’installazione e l’assistenza dei nostri tecnici qualificati.

LE STATISTICHE UFFICIALI IDC

Una Situazione Aziendale Frequente

Sicurezza e GDPR

Le periferiche di stampa non sono dotate di autenticazione utente, cancellazione dei dati latenti sul disco fisso, comunicazione di rete criptate e cifratura dei dati nativa.

Ricerca informazioni

Un gruppo di lavoro spende in media 7,4 ore a settimana per cercare e riformattare un documento.

Errori e perdite

L' errore umano nella catalogazione è elevato. Almeno il 7% dei documenti cartacei viene smarrito o distrutto.

Spazio e Archiviazione

I documenti cartacei aumentano i costi di magazzino. La conservazione fisica di un singolo documento per 10 anni costa mediamente 20 euro.

I Vantaggi della Gestione Documentale

Dematerializzare e archiviare i documenti aziendali migliora il rendimento della tua attività.

  • Gli archivi sono protetti secondo la normativa GDPR
  • Riduci del 40% i documenti cartacei in azienda
  • Riduci del 41% i costi di archiviazione e magazzino
  • Riduci del 50% gli errori umani di archiviazione
  • Comunica e condividi le informazioni cruciali col team
  • Aumenta fino al 40% la produttività del tuo team

COSA TI PROPONIAMO

Soluzioni software

Ogni ambiente di lavoro ha flussi documentali specifici.
Ti offriamo diversi livelli di soluzioni fino ad arrivare a una completa personalizzazione.

Acquisizione e Distribuzione

Lavori con tante tipologie di documento e hai la necessità di fare "data entry" senza impiegare troppo tempo o risorse?

Le nostre soluzioni software ti permettono di convertire ogni tipo di documento aziendale e di acquisirlo automaticamente in un database centralizzato.I dati acquisiti nel database possono essere anche condivisi e inviati in rete alle tue liste personalizzate in modo semplice, veloce, sicuro.

Qualsiasi tipologia di documento aziendale: documenti cartacei, fax, email, word, excel, powerpoint, immagini e video, fatture, dati contabili e gestionali da ERP e CRM.

Puoi importare documenti nel software a partire da tutti i tuoi dispositivi e strumenti di lavoro: scanner, stampanti, multifunzione, fax, pc, smartphone, posta elettronica. 

Puoi preconfigurare le tue liste personalizzate e inviare tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure link, mobile e cloud. Le movimentazioni  sui documenti rimangono tracciate.

Il “data entry” è automatizzato e ti permette un enorme risparmio di tempo e nessun impiego di risorse umane! 

Sono soluzioni trasversali, che aiutano principalmente professionisti, piccole e medie imprese, che hanno a che fare con flussi documentali moderati.

Gestione documentale

Hai bisogno di archiviare documenti aziendali con codici a barre e testi particolari? Vuoi trovare queste informazioni in modo più rapido e organizzare in modo più efficace i flussi di lavoro del tuo team?

Con i software di gestione documentale, i tuoi documenti vengono digitalizzati e archiviati in modo intelligente mediante riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Tutti i documenti acquisiti vengono suddivisi, rinominati e organizzati in modo automatico nel tuo database. In questo modo, puoi ricercare e trovare documenti o informazioni in pochi secondi.

Non è tutto. Puoi creare flussi di lavoro digitali, assegnare attività specifiche a ogni membro del tuo team di lavoro e condividere solo le informazioni che necessitano di approvazione. Puoi migliorare la collaborazione ed eliminare tutte le attività manuali e ripetitive che impediscono al tuo personale di lavorare su ciò che conta.

I tuoi documenti vengono scannerizzati con il sistema OCR, che rileva i caratteri particolari contenuti nel tuo documento e li archivia secondo le tue esigenze.

Grazie al servizio OCR, ogni parametro del tuo documento viene acquisito e organizzato in modo automatico nel tuo database. Potrai effettuare una ricerca dettagliata per titolo e contenuti, estrapolare dati specifici o lavorare su gruppi di documenti.

Un software di gestione documentale ti permette di eliminare le comunicazioni a voce e i flussi cartacei. Puoi creare un flusso di lavoro digitale, in modo che ogni membro del tuo team acceda solo a specifiche informazioni e possa approvarle velocemente. 

Hai una panoramica globale del flusso di lavoro che ti permette di valutare le tempistiche di ogni attività e riconoscere o gestire gli intoppi in tempo reale. Puoi consultare i documenti anche in mobilità! 

Sono soluzioni trasversali, che aiutano in particolar modo professionisti e imprese che gestiscono flussi documentali elevati con la necessità di effettuare check e approvazioni.

Controllo costi e sicurezza

Hai bisogno di gestire in tempo reale gli aspetti economici e legali che derivano dall'archiviazione dei tuoi documenti?

Possiamo installare software che ti danno report sui consumi e controllano l'utilizzo del tuo parco macchine. In aggiunta, ci permettono di consegnarti i consumabili e di offrirti assistenza tecnica prima che l'attività della stampante venga interrotta.

Introduciamo un sistema di autenticazione nei tuoi dispositivi (PIN, username e password, oppure Badge) che permette al tuo personale di accedere in modo selettivo e crittografato alle informazioni e in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

I documenti archiviati preservano il loro valore di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, e riducono al minimo il rischio di perdita o smarrimento dei dati.

L’ accesso da remoto a tutti i dispositivi di stampa installati permette sia a te che a noi di rilevare malfunzionamenti e controllare il livello dei tuoi consumabili in tempo reale per ridurre i tempi di inattività di macchine e personale.

Hai una panoramica dei costi di carta e consumabili per fare analisi e rintracciare facilmente gli sprechi.

Il tuo parco macchine viene dotato di  funzioni di crittografia dei dati e di un sistema di autenticazione (username e password oppure badge) in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Ogni documento archiviato non è più modificabile e ti mostra lo storico di tutte le revisioni e modifiche. Il documento preserva autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità , come previsto dal CAD.

Ogni professionista o impresa archivia e gestisce dati sensibili e documenti che necessitano di conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). 

Output Management

Lavori con documenti particolari o complessi e hai necessità di gestire le tue code di stampa personalizzate?

Possiamo installare soluzioni flessibili in cui configuriamo il software secondo le tue esigenze. Potrai acquisire nel tuo database documenti in vecchi formati con un miglioramento di qualità e leggibilità. Potrai anche escludere o aggiungere dati al tuo documento nativo prima e dopo l'acquisizione nel tuo database.

Tu ci esponi le tue esigenze, noi impostiamo condizioni ed eventi specifici nel software, il software ti permette di acquisire documenti adeguati per la tua azienda.

Puoi acquisire flussi di stampa e personalizzare gli output con modifiche ai formati di stampa o modifiche ai sistemi di invio dei documenti acquisiti.

Puoi migliorare la “grafica” del documento, aggiungendo loghi, fonts, colori e immagini al tuo documento. E puoi migliorare la “leggibilità” dei documenti, anche quelli ad uso interno
(giacenze, saldi ecc.), evidenziando il dato con una specifica condizione (minore/ maggiore di, contiene ecc.)

Il documento viene digitalizzato, archiviato e indicizzato nel tuo database per permetterti una rapida ricerca delle informazioni e la conformità agli standard PDF/A e PDF/X.

Sono soluzioni specifiche e personalizzate, che aiutano le aziende che operano con macchinari industriali che non si integrano con i comuni software di gestione documentale.

Vuoi scoprire il software più adatto alle tue esigenze?

Il nostro team analizza la tua attività e ti propone una soluzione su misura