La gestione digitale dei documenti - Sviluppo Ufficio

La gestione digitale dei documenti

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Quasi tutti i processi aziendali più rilevanti passano oggi attraverso la condivisione mirata di informazioni: banalmente, se c’è una buona gestione delle informazioni e dei servizi correlati, dalla redazione dei contratti agli ordini, dalle spedizioni alla gestione della fatturazione e dei pagamenti, il lavoro è ben organizzato e i servizi sono erogati in modo efficace.

Se la gestione documentale è scorretta…

In primo luogo si riduce la produttività del team di lavoro, che – secondo i dati nazionali – impiega in media dal 30% al 40% del proprio tempo a cercare (e spesso a perdere) le informazioni fondamentali per il proprio lavoro tra faldoni, documenti cartacei sparsi, dischi rigidi ed e-mail. Nondimeno, aumentano le linee di comunicazione tra le persone del team e, di conseguenza, il loro tempo perso.

E se tutto quel tempo sprecato fosse convertito in quantità e qualità di lavoro superiori?

A tal proposito, si tenga sempre a mente che i risultati aziendali dipendono strettamente dal team di lavoro, e risultati migliori si traducono in una maggiore competitività dell’azienda sul mercato.

Migliorare i flussi…e sfruttare le applicazioni software

Si dovrebbe sempre partire da una organizzazione precisa dei ruoli e da una ottimizzazione dei flussi di lavoro in un team. Al tempo stesso, però, è necessario che ogni membro del team disponga di un certo livello di autonomia. Tale autonomia dipende strettamente dalla gestione precisa e condivisa di un certo numero di informazioni aziendali.

Tecnicamente, si parla di “gestione documentale digitale”. In termini pratici, si tratta di una o più applicazioni – lato server –  che eseguono alcune operazioni massive sui documenti, di cattura, catalogazione ed indicizzazione secondo precisi algoritmi, riducendo o automatizzando i processi manuali.

La principale caratteristica di questa gestione è l’uso pressoché esclusivo di tecnologie digitali – computer, smartphone e tablet – per gestire e condividere le informazioni. Ne consegue una notevole riduzione del consumo di carta: ecco come si arriva alla famigerata “dematerializzazione dei documenti”.

I vantaggi della gestione digitale dei documenti

  • Archivio intuitivo ed accessibile ovunque, anche in mobilità ( sia da web che da client);
  • Informazioni e documenti reperibili sempre e in tempi irrisori;
  • Eliminazione della carta e maggiore rispetto dell’ambiente;
  • Abbattimento di tempi e costi di archiviazione, spedizione e gestione dei documenti;
  • Sicurezza e conformità alla nuova normativa GDPR sulla privacy.

In sintesi, ognuno di questi singoli vantaggi alimenta le due voci più interessanti per una azienda: velocità ed efficienza.

A tal proposito, consigliamo caldamente di tenere sempre d’occhio il sito ufficiale del Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) che stanzia con costanza fondi a sostegno dei progetti di digitalizzazione delle imprese, meglio noti come “voucher per digitalizzazione”: un motivo in più per fare questo salto di qualità.

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