Il modello MDS e i flussi documentali - Sviluppo Ufficio

Il modello MDS e i flussi documentali

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Una corretta gestione dei flussi documentali è in grado di migliorare l’intero sistema dei processi aziendali, in termini di organizzazione strutturale, produttività e risparmio costi. Ma ogni azienda è uno scenario a se stante, con necessità, caratteristiche e problematiche diverse da tutte le altre.

Per questo motivo, il modello di MDS parte proprio dalla scoperta e consapevolezza delle debolezze attuali dell’azienda per proporre modelli di lavoro più efficaci e flussi operativi più efficienti.

Cos’è MDS e a cosa serve

Per MDS si intende un insieme di servizi consulenziali – Managed Document Services appunto – che hanno l’obiettivo di ottimizzare tutto il processo di stampa documentale, dalla fase iniziale di cattura e archiviazione, al monitoraggio del flusso di lavoro, fino al controllo della sicurezza sui dati lavorati.

Il focus principale di questa soluzione è indirizzare appunto la gestione dell’intero processo su un unico gestore, ottimizzandone sia i tempi che le modalità operative, consentendo un deciso incremento della produttività dell’ambiente di stampa.

In quest’ottica, Kyocera MDS e Kyocera Document Solutions offrono un portfolio di servizi e prodotti per l’ufficio per una strategia unica ed efficace di gestione documentale all’ insegna della sicurezza e del controllo dei costi.

Kyocera MDS

Rispetto a  MPS – Managed Print Services – focalizzato solo sull’output, MDS propone un approccio più globale, in quanto ottimizza tutte le fasi del processo di stampa documentale, dalla cattura all’archiviazione, al flusso di lavoro, alla sicurezza e all’impatto ambientale, consentendo – proprio grazie a questa tipologia di approccio –  una realistica riduzione dei costi di stampa fino al 30%.

Kyocera MDS consente quindi un’operazione di analisi, valutazione e successivamente rivisitazione delle strategie di acquisto e di gestione del flusso documentale dell’azienda: questa, in pratica, acquista un servizio che – parallelamente  al classico contratto costo copia – comprende consulenza, sostituzione del parco dei dispositivi di stampa con modelli di ultima generazione, ricambi e consumabili e naturalmente servizi di assistenza tecnica e manutenzione.

Kyocera MDS si basa infatti su un insieme di procedure suddivisibili in 5 fasi flessibili, perché personalizzabili sulle esigenze e sulle dimensioni del business di ogni singola azienda, e che prendono in carico l’intero processo di gestione di stampa documentale a partire dalla valutazione delle caratteristiche e dei punti di debolezza di tutta l’ infrastruttura, con l’obiettivo finale di implementare soluzioni per ridurre i costi e migliorare le prestazioni.

Le 5 fasi Kyocera MDS

ANALISI

Viene elaborata una dettagliata analisi dei dati relativi a tutta la produzione documentale, in primis dei costi di gestione documentale e tecnologica, per poi passare ad una sorta di censimento periferiche hardware, mappatura flussi documentali cartacei ed elettronici, analisi infrastrutture software e hardware, ed una relazione finale che evidenzia le aree di riduzione degli sprechi e di miglioramento potenziale

PROPOSTA

Una soluzione unica e completa progettata sulla base delle reali esigenze aziendali individuate nella fase precedente

IMPLEMENTAZIONE

Fase di gestione e applicazione delle soluzioni individuate

GESTIONE

Collaudo e manutenzione degli applicativi, persino del ripristino automatico dei consumabili.

OTTIMIZZAZIONE

Monitoraggio costante, reportistica e possibilità di consulenza per un miglioramento continuo del proprio ambiente di stampa.

Attraverso soluzioni personalizzabili, Kyocera MDS propone alle aziende un pacchetto di assistenza completa che dona al business una marcia in più, grazie alla riduzione dei costi e dell’impatto ambientale e grazie ad un incremento sensibile della produzione e della qualità del lavoro dei dipendenti, e di conseguenza, del loro grado di soddisfazione.

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