La trasformazione digitale delle aziende è un processo che dura da circa vent’anni, tuttavia la crescita tecnologica esponenziale che stiamo vivendo apre a uno scenario: è davvero possibile l’idea di un ufficio senza documenti cartacei?
Una premessa: la trasformazione digitale
La nostra analisi deve necessariamente fare un passo indietro per capire da dove nasce questa spinta di crescita costante.
La trasformazione digitale in una azienda è ogni processo che sfrutta le nuove tecnologie per apportare cambiamenti sostanziali a livello di dispositivi e strumenti, cultura, operazioni e flussi di lavoro.
Le aziende sono – o dovrebbero essere – sempre propense alla trasformazione digitale, poiché la ricerca di nuovi modelli e processi ha due obiettivi fondamentali e contrapposti, come due facce della stessa medaglia: la generazione di nuovo valore e la sopravvivenza.
Dove è il valore per una azienda
La trasformazione digitale genera valore, poiché agisce su processi che restituiscono un profitto economico immediato. Si pensi ad esempio a una infrastruttura aziendale dove il reparto amministrativo può gestire i flussi di dati contabili o dove il reparto IT può monitorare lo stato dell’intero parco macchine per intervenire tempestivamente sulle interruzioni dei dispositivi.
Nello specifico caso i vantaggi risiedono in processi più veloci ed economici, riduzione del carico di lavoro e dei costi di manutenzione.
La trasformazione digitale determina al tempo stesso anche la sopravvivenza di una azienda, poiché permette di essere competitivi su un mercato di aziende che stanno trasformando a loro volta il modo di lavorare.
La trasformazione digitale di oggi
Solo sino a qualche anno fa, la trasformazione digitale faceva riferimento alla dematerializzazione dei dati da un formato cartaceo a un formato digitale e alla gestione documentale attraverso i software. I metri quadri di depositi e magazzini si sono così trasformati nel tempo in gigabyte di dati.
È una transizione ancora in atto e sarà materia di dibattito per molto tempo. Esistono alcune criticità che solo di recente sono state affrontate. Difatti, se i dati aziendali sono digitali, occorre:
- a livello informatico, migliorare i sistemi di sicurezza sull’infrastruttura IT
- a livello legislativo, regolamentare il trattamento dei dati con normative ad hoc (leggasi GDPR)
- a livello aziendale, implementare soluzioni di gestione documentale e formare il team di lavoro alle nuove procedure
La tecnologia avanza a una velocità che l’azienda fa fatica a seguire e che gli Stati fanno fatica a regolamentare: è lecito aspettarsi una convivenza di materiale cartaceo e digitale per i prossimi 5 anni, con un progressivo sbilanciamento verso la seconda tipologia.
E venne il cloud…
D’accordo, l’archiviazione digitale ha ridotto i tempi di catalogazione e ricerca dei documenti e i costi di magazzino. Tuttavia, i sistemi di archiviazione hardware evolvono anch’essi!
Ricordate per caso la famosa pennetta di archiviazione USB che cominciò a circolare nei primi anni 2000? Aveva uno spazio di archiviazione di 8 megabyte e – credetemi – sembrava davvero una enormità. Oggi potreste caricarci a malapena un paio di foto in alta definizione.
Ecco, i dispositivi di archiviazione hardware vanno incontro a obsolescenza tecnologica ed è per questo che il cloud è letteralmente esploso negli ultimi quattro anni. Quali problematiche risolve il cloud?
- permette la sincronizzazione dei dati aziendali da più dispositivi personali o aziendali
- sviluppa lo smart working e incrementa esponenzialmente le potenzialità del lavoro in mobilità
- agevola i back-up (recupero) di dati da dispositivi obsoleti a dispositivi recenti
Le previsioni: la prossima trasformazione digitale?
Oggi il cloud ancora non riesce a rispondere a due esigenze particolari. In primo luogo, le aziende immagazzinano enormi volumi di informazioni preziose, ma non hanno il tempo di analizzare i dati. Ed esiste una stratificazione tecnologica nelle aziende, con dispositivi hardware, software e cloud non integrati, che non possono comunicare tra di loro in modo automatico.
Tuttavia, gli investimenti in ricerca e sviluppo dei produttori di dispositivi di stampa si rivolgono in modo sempre più massiccio verso l’integrazione di soluzioni in cloud.
Secondo Gartner, nel 2022 la spesa delle aziende in soluzioni cloud supererà per la prima volta la spesa complessiva di tutte le altre soluzioni IT.
Con quali obiettivi?
- Cercare soluzioni in grado di gestire ambienti multi-cloud, dove i macchinari per ufficio possano essere gestiti come un’ecosistema unico, pur provenendo da tecnologie differenti.
- Cercare soluzioni che sfruttino l’intelligenza artificiale per esplorare a fondo dati di grandi dimensioni, complessi e variegati. In altre parole, invece di dedicare risorse e tempo a condurre un’analisi, sarà l’analisi a raggiungere gli addetti ai lavori.
E il ruolo delle stampanti e della carta
L’obiettivo realistico del prossimo decennio è quello di utilizzare “meno carta” piuttosto che “eliminare i documenti cartacei”.
D’altro canto, l’eco-sostenibilità aziendale è tematica attualissima e rappresenta un’ulteriore fattore a vantaggio del digitale.
Ad oggi la carta rappresenta comunque l’unico vero formato universale che il cloud sta cercando di sostituire. Le analisi comportamentali lasciano immaginare che nel futuro si giungerà a un nuovo equilibrio con una prevalenza netta del digitale.
La ricerca e lo sviluppo sulle stampanti multifunzione lascia, al contrario, immaginare che tali dispositivi diventeranno veri e propri accentratori di flussi digitali, dall’acquisizione all’integrazione di software e cloud.
Si può immaginare un ufficio senza carta, ma non senza stampanti.
