Che tu faccia parte di una giovane startup, di una piccola impresa o di un’azienda internazionale affermata da anni, che tu operi in Italia, all’estero o in più mercati, c’è un problema che ad un certo punto della tua attività devi affrontare: la gestione documentale.
Cosa intendiamo per “Gestione documentale”?
La gestione documentale è un processo informatico dei documenti che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma.
Un sistema di gestione documentale è delegabile a terzi. Ti stai chiedendo che cosa si intende per sistema di gestione documentale? Semplice! Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire, di conseguenza implementare una soluzione software per la gestione documentale apporterebbe non pochi vantaggi alla tua attività.
Su quali principi si basa?
La gestione dei dati aziendali si evolve di pari passo con l’avanzamento tecnologico. Pertanto occorre suddividere i documenti in due macrocategorie: Analogici(cartacei) e Digitali
La prima categoria la definiamo come documenti creati con strumenti analogici (scritti a mano) o strumenti informatici (per esempio stampati).
La seconda categoria è, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005), è la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Ora come ben saprai qualsiasi tipo di documento che contiene dati importanti deve essere archiviato cosicché sia accessibile a tutti sempre, a questo punto un attento lettore (e son sicuro che tu lo sia) avrà già compreso con un semplice ragionamento come l’avere un’ottima gestione documentale è inesorabilmente diventato un processo strategico di base all’interno di qualsiasi tipo di attività.
E da questo discorso che nasce la domanda fondamentale, fulcro di questo articolo…
Che vantaggi avrei scegliendo un Software di Gestione Documentale?
I vantaggi che porta una corretta strategia di gestione documentali sono diversi.
- Risparmio e riduzione dei costi, difatti c’è un risparmio economico concreto con la riduzione del numero di stampe effettuate (carta, toner, manutenzione), ed i costi per gli spazi fisici occupati dagli archivi? Azzerati.
- L’ovvio risparmio di tempo, se ci pensi è semplice, il solo dover paragonare l’andare a ripescare un vecchio faldone impolverato ed abbandonato agli archivi che all’improvviso contiene quel singolo documento, utile e vitale per la tua giornata lavorativa ed il cercare comodamente sul tuo pc in pochi clic per ritrovarlo vale già tutto l’oro del Mondo!
- Sicurezza, elemento non trascurabile dato che grazie alla personalizzazione degli accessi, i documenti saranno disponibili solo agli utenti con i permessi per farlo. Questo si traduce in maggior sicurezza e rispetto della normativa sulla privacy.
- Valorizzare i tuoi documenti, dato che grazie all’archiviazione il documento rimane inalterato nel tempo e di conseguenza non perde il suo valore.
Riduzione costi di stampa? Sicurezza e tutela dei dati sensibili? Leggi anche: Sicurezza e controllo dei costi con Net Manager di Kyocera
Sviluppo Ufficio in tuo soccorso!
Ok benissimo adesso sai un bel po’ di cose sulla gestione documentale, ma ciò ti ha procurato solo altre domande tipo “Qual è la soluzione di Gestione Documentale che fa per me?”, tranquillo ti basterà compilare il modulo di contatto cliccando sul bottone sottostante e verrai ricontattato da un team di esperti che ti accompagnerà nella scelta della soluzione di gestione documentale che fa per te! Ti aspettiamo!
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